Số Hoá Quy Trình Kinh Doanh - Giải Pháp Vận Hành Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp

Trong thời đại công nghệ số lên ngôi thì số hoá quy trình kinh doanh là bước đi duy nhất giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững. Đây là giải pháp duy nhất giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và quản lý hiệu quả mọi tài liệu quan trọng.

Số hoá quy trình kinh doanh

Vậy số hoá quy trình là gì? Việc chuyển đổi số sẽ mang đến những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Tham khảo ngay một số thông tin hữu ích về số hoá quy trình kinh doanh từ FieldCheck, nơi cung cấp cho bạn những giải pháp quản lý doanh nghiệp thông minh bằng công nghệ số.

Số Hoá Quy Trình Là Gì?

Số hoá là quá trình chuyển đổi dữ liệu, thông tin trên giấy và các quy trình thủ công sang định dạng kỹ thuật số.

Đây được xem là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. Việc ứng dụng công nghệ vào quản lý, chuyển đổi công tác điều hành, chuyển đổi hồ sơ, giấy tờ, tài liệu viết tay, bản in, hình ảnh, v.v sang máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ khác giúp thông tin được sắp xếp một cách khoa học và tối ưu.

Đặc biệt, khi thông tin dữ liệu được chuyển đổi thành các bit và byte, chủ doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm soát, quản lý và tối ưu bảo mật. Mọi dữ liệu sau khi số hoá không bị thay đổi.

Số hoá quy trình kinh doanh giúp nhà quản lý nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc, đồng thời tiết kiệm thời gian để đưa ra quyết định.

FieldCheck - Giải pháp công nghệ tối ưu cho quá trình số hoá doanh nghiệp

Lợi Ích Của Việc Số Hoá Quy Trình Trong Doanh Nghiệp

Trước khi số hoá quy trình kinh doanh, bạn thường mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm tài liệu, sai sót trong quá trình quản lý, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu suất làm việc.

Sau khi số hoá, việc quản lý dữ liệu không chỉ đơn giản, chính xác hơn. Nó còn giúp bạn dễ dàng tiếp cận thông tin, tiết kiệm diện tích không gian, tăng cường độ bảo mật dữ liệu.

Đặc biệt nó còn là bước đệm hoàn hảo cho quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp trong thời đại công nghệ. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể của việc số hoá doanh nghiệp.

#1. Gia Tăng Chất Lượng Năng Suất Làm Việc

Thực tế cho thấy, trước khi số hoá, mỗi nhân viên phải mất ít nhất 12 phút cho việc tìm kiếm tài liệu.

Sau khi số hoá, chỉ với vài thao tác đơn giản, họ đã có đầy đủ những tài liệu cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu thời gian tìm kiếm dữ liệu. Nhờ đó nâng cao hiệu suất, chất lượng làm việc của nhân viên.

Với người quản lý, bạn có thể tận dụng thời gian để học hỏi, rèn luyện kỹ năng, hoặc xử lý công việc quan trọng hơn. Ngoài ra, việc số hoá quy trình kinh doanh còn giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác, hạn chế sai lầm mắc phải khi sử dụng dữ liệu.

#2. Dễ Dàng Tiếp Cận Và Không Bị Giới Hạn

Mọi dữ liệu sau khi được số hoá sẽ được lưu trữ trên máy tính hoặc các thiết bị điện tử có thể kết nối Internet. Điều này giúp bạn dễ dàng hơn trong việc truy cập và tìm kiếm thông tin.

Các văn bản sau khi số hoá, giúp người dùng có thể tiếp cận mọi lúc, mọi nơi mà không bị giới hạn. Bên cạnh đó, bạn còn có thể sử dụng nhiều tài liệu cùng lúc dễ dàng, thuận tiện.

Số hoá quy trình kinh doanh giúp bạn tiếp cận thông tin không giới hạn

#3. Tăng Cường Độ Bảo Mật Truy Cập

Số hoá dữ liệu giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý thông tin. Khi cần thiết bạn có thể giới hạn quyền truy cập văn bản. Đồng thời, tiến hành cài đặt các luồng công việc liên quan cho từng cá nhân hoặc phòng ban.

Chẳng hạn như quyền truy cập, quyền nhận xét, quyền chỉnh sửa trên văn bản. Ngoài ra bạn cũng có thể để chế độ riêng tư nếu đó là dữ liệu cá nhân quan trọng.

Tất cả những điều này giúp bạn yên tâm hơn khi lưu trữ, sử dụng tài liệu. Quản lý doanh nghiệp sẽ không còn phải lo lắng tài liệu, giấy tờ bị thất lạc, mất cắp, hoặc hư hại. Bởi dữ liệu được lưu trữ an toàn dưới định dạng số trên các phần mềm công nghệ.

#4. Tiết Kiệm Diện Tích

Với phương pháp quản lý dữ liệu truyền thống bạn sẽ phải mất khá nhiều diện tích để đựng giấy tờ và tài liệu. Điều này không chỉ gây tốn kém, mà còn khiến tài liệu quan trọng phải đối mặt với các nguy cơ như: Cháy, hỏng, ẩm mốc, hư hại, mất cắp, v.v.

Những vấn đề này sẽ được khắc phục khi số hoá quy trình doanh nghiệp. Quản lý dữ liệu bằng phần mềm công nghệ giúp tiết kiệm diện tích, cũng như giảm chi phí mặt bằng cho doanh nghiệp.

Với khoản tiết kiệm này, bạn có thể sử dụng để đầu tư cho máy móc, trang thiết bị và nhân sự, giúp gia tăng hiệu quả sản xuất, kinh doanh.

#5. Bước Đệm Hoàn Hảo Cho Công Cuộc Chuyển Đổi Số

Lưu trữ dữ liệu ảo được xem là bước đệm hoàn hảo cho quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Số hoá quy trình kinh doanh đặt nền móng cho các tổ chức, doanh nghiệp tồn tại và phát triển vượt bậc trong tương lai.

Công nghệ số hóa tích hợp nhiều tính năng thông minh, tiện lợi khi lưu trữ, quản lý dữ liệu. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ hoạt động hiệu quả, chuyên nghiệp hơn, mở ra cơ hội phát triển bền vững.

Lưu trữ dữ liệu ảo là bước đệm hoàn hảo cho công cuộc chuyển đổi số

Các Bước Thực Hiện Số Hoá Quy Trình

Quy trình số hoá doanh nghiệp gồm 7 bước:

• Xác định nhu cầu, mục tiêu chuyển đổi.
• Xác định các bước trong quy trình thực hiện.
• Xác định nội dung chính của quy trình số hoá.
• Kiểm soát quy trình làm việc.
• Xác định các công đoạn cần thay đổi và tối ưu hoá.
• Tìm kiếm công cụ hỗ trợ phù hợp bao gồm: Phần mềm, thiết bị và dịch vụ.
• Hoàn thiện số hoá quy trình doanh nghiệp.

Các bước thực hiện số hoá quy trình kinh doanh phụ thuộc vào mục tiêu của từng doanh nghiệp. Dưới đây là một số bước số hoá cơ bản mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải trải qua.

#Bước 1: Xác Định Ý Nghĩa, Thông Tin Và Mục Đích Của Cả Quy Trình

Để số hoá quy trình kinh doanh đạt hiệu quả đúng mong muốn của nhà quản lý, bạn cần xác định đúng ý nghĩa, thông tin và mục đích thực hiện.

• Xác định rõ ý nghĩa và thông tin giúp bạn phân loại tài liệu chính xác, tránh sai sót khi nhập liệu.
• Xác định rõ mục đích giúp bạn kiểm soát được thời gian, tần suất công việc, hiệu quả quản lý dữ liệu,...

#Bước 2: Nêu Rõ Và Giải Thích Các Bước Trong Quy Trình

Trong giai đoạn số hóa quy trình kinh doanh, các nhà quản lý cần hiểu rõ các bước cần thực hiện. Điều này giúp doanh nghiệp đánh giá đúng tiến độ, kiểm soát hiệu suất và đo lường hiệu quả công việc dễ dàng hơn.
Ngoài ra, việc liệt kê rõ ràng và chi tiết từng công việc sẽ giúp nhân viên hiểu rõ về nhiệm vụ của mình hơn, tránh sai sót khi thực hiện và gia tăng hiệu quả làm việc.

#Bước 3: Xác Định Nội Dung Chính Của Quy Trình Số Hoá

Đây được xem là một trong những bước chính trong quy trình số hóa vì nó sẽ giúp cấp quản lý xác định được các hoạt động có đi đúng hướng hay là không.

Nội dung chính có thể bao gồm các yếu tố sau đây:

• Các công đoạn thực hiện
• Nguồn tham khảo từ đâu
• Giám sát viên là ai?
• Đánh giá quá trình

Vậy quy trình thực hiện các công việc chính này sẽ như thế nào?

• Pre-test thử nghiệm để đánh giá độ hiệu quả
• Testing trong quá trình thực hiện
• Đo lường độ khả thi của quá trình

#Bước 4: Kiểm Soát Quy Trình Làm Việc

Việc kiểm soát quy trình làm việc số hóa cần được thực hiện một cách nghiêm túc. Bạn cần phải xác định các yếu tố sau đây:

• Đơn vị đo lường kiểm soát công việc.
• Công cụ hỗ trợ kiểm soát quy trình làm việc.
• Các điểm, vấn đề cần được kiểm soát.

#Bước 5: Xác Định Các Công Đoạn Cần Thay Đổi Và Tối Ưu Hoá

Sau khi nắm rõ được các bước trong quy trình làm việc, bạn có thể đánh giá và xem xét xem những bước nào cần được thay đổi hay số hóa. Bước này nhằm giúp bạn giảm tải đi những vấn đề gây trì trệ không đáng có trong doanh nghiệp.
Việc số hóa các công đoạn sẽ giúp tiến độ công việc được diễn ra tốt hơn.

#Bước 6: Tìm Kiếm Công Cụ Hỗ Trợ Phù Hợp

Sau khi xác định được những điểm cần được số hóa, thì đã đến lúc bạn cần tìm kiếm cho doanh nghiệp của mình một công cụ hay giải pháp hỗ trợ phù hợp. Hiện nay, có rất nhiều công ty cung cấp các dịch vụ hỗ trợ chuyển đổi số hay số hóa các hoạt động trong doanh nghiệp.
Tuy nhiên, quá nhiều sự lựa chọn đôi lúc sẽ khiến bạn bối rối. Điều quan trọng là bạn cần biết được doanh nghiệp của mình cần những gì để có thể chọn công cụ phù hợp.
Hãy liệt kê những yêu cầu tối thiểu mà doanh nghiệp của bạn cần sự hỗ trợ từ phần mềm hay giải pháp công nghệ. Từ đó đối chiếu với những tính năng mà các phần mềm hay ứng dụng để xem các giải pháp đó có thể giải quyết vấn đề của bạn hay không.

#Bước 7: Hoàn Thiện Số Hoá Quy Trình Doanh Nghiệp

Sau khi bạn đã tìm ra được giải pháp cho doanh nghiệp của mình thì đây chính là lúc bạn liên hệ nhà cung cấp để tiến hành quy trình hoàn thiện số hóa trong doanh nghiệp của bạn.
Hiển nhiên, bạn vẫn cần có sự theo dõi và kiểm soát chất lượng quy trình nhất định, đảm bảo rằng bộ máy vận hành có thể hoạt động trơn tru và hiệu quả.

FieldCheck Giải Pháp Hoàn Hảo Cho Quá Trình Số Hoá Quy Trình Kinh Doanh

Số hoá quy trình kinh doanh sẽ đạt được hiệu quả tối ưu khi doanh nghiệp lựa chọn đúng nhà cung cấp dịch vụ uy tín. Hiện nay, ứng dụng quản lý công việc FieldCheck được khách hàng đánh giá cao về hiệu quả quản lý doanh nghiệp.

FieldCheck - ứng dụng hỗ trợ số hóa quy trình kinh doanh

Với FieldCheck mọi công tác điều hành, quản lý doanh nghiệp và công việc liên quan đến hồ sơ, giấy tờ, tài liệu,...không còn là vấn đề khó khăn nữa. Phần mềm giúp bạn lưu trữ và quản lý chính xác mọi dữ liệu của doanh nghiệp.

Tối ưu quản lý doanh nghiệp với các tính năng vượt trội của FieldCheck trên thiết bị di động:

• Kiểm soát số lượng sản phẩm được bán ra từ hệ thống cửa hàng theo thời gian thực.
• Quản lý nhân viên dễ dàng với việc hỗ trợ check-in/check-out, xin nghỉ phép,...bằng một nút chạm.

Nhân viên check-in dễ dàng với FieldCheck

• Ghi nhận số lượng sản phẩm trong kho, tính toán hoa hồng, hỗ trợ giám sát chất lượng cửa hàng, bằng những thao tác đơn giản.

Ghi nhận số lượng trong kho hàng

• Hỗ trợ, giao việc dễ dàng, không bị giới hạn về thời gian và địa điểm.
• Quản lý thông tin chính xác, nhanh chóng và dễ hiểu.

Quản lý chấm công dễ dàng trên FieldCheck

• Thu thập dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng trên điện thoại. Hỗ trợ kiểm tra, loại bỏ dữ liệu bị trùng lặp, tránh tình trạng thiếu trung thực của nhân viên.

Trên đây là một số thông tin về quá trình số hóa quy trình kinh doanh trong thời đại công nghệ số. Hy vọng với những thông tin trên, bạn sẽ tìm ra được giải pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất. Chúc bạn thành công!
Nếu bạn quan tâm đến dịch vụ của chúng tôi, đặt lịch ngay tại đây để được demo trải nghiệm miễn phí!