Ứng Dụng Phần Mềm Quản Lý Công Việc Trong Doanh Nghiệp

Khi vận hành bất kỳ doanh nghiệp trong lĩnh vực nào, một trong những vấn đề quan trọng luôn được đặt lên hàng đầu là làm thế nào để có thể đảm bảo bộ máy hoạt động trơn tru.
Trên thực tế, nhiều quản lý đã tìm được giải pháp là ứng dụng phần mềm quản lý công việc và đạt được một số thành quả nhất định. Vậy phần mềm quản lý công việc là gì? Vai trò của nó là như thế nào?
Hãy cùng FieldCheck tìm lời giải đáp cho các câu hỏi trên trong bài viết ngày hôm nay.

Phần Mềm Quản Lý Công Việc Là Gì? Mang Lại Lợi Ích Gì Cho Công Việc Của Bạn?

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc là công cụ tích hợp các tính năng hỗ trợ tạo lập và sắp xếp công việc trong doanh nghiệp. Theo đó quản lý có thể bàn giao và theo dõi các công việc một cách bao quát.

Nhân viên cũng có thể sử dụng phần mềm để tổ chức công việc tốt hơn, cải thiện năng suất làm việc so với các công cụ thủ công như giấy bút như trước đây.

Vai trò của phần mềm quản lý công việc

Một trong những lợi ích có thể thấy rõ khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý công việc trong hoạt động kinh doanh là khả năng theo dõi sát cũng như nắm bắt được tình hình thực hiện công việc của nhân viên.
Theo PMI, việc sử dụng thành công các phần mềm quản lý công việc hay dự án giúp doanh nghiệp đáp ứng đúng tiến độ công việc và có thể đạt được kết quả then chốt hiệu quả hơn những đơn vị không sử dụng.
Không những vậy, doanh nghiệp còn có thể tiết kiệm đến 28 lần so với ngân sách dự kiến ban đầu khi sở hữu hoạt động quản lý và vận hành hiệu quả nhờ vào ứng dụng các phần mềm quản lý công việc và dự án.
Để hiểu rõ hơn vai trò của phần mềm quản lý công việc, chúng ta hãy tiếp cận vấn đề này theo hai đối tượng: nhà quản lý và nhân viên.

Đối với nhà quản lý

Phần mềm quản lý công việc không những giúp nhà quản lý có thể lập kế hoạch thực hiện công việc mà còn giúp giám sát việc thực hiện của các nhân viên.

Bạn có thể sử dụng các công cụ Admin để tạo danh sách công việc hay kiểm tra và bàn giao cho nhân viên ngay trên ứng dụng một cách dễ dàng. Giải pháp này giúp tiết kiệm khối lượng lớn thời gian cho công tác tạo lập nhiệm vụ.

Quản lý lập danh sách công việc cho nhân viên

Ngoài ra, phần mềm quản lý công việc cho phép khả năng truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi mà không bị phụ thuộc vào vị trí địa lý giữa quản lý và nhân viên cửa hàng.

Những thống kê và phân tích tích hợp trong phần mềm quản lý cũng giúp nhà quản lý nắm được toàn bộ công việc cũng như các chỉ số rút ra được sau khi các công việc được hoàn thành.

Đối với nhân viên

Theo Gaurav Dhillon - nhà sáng lập kiêm giám đốc điều hành tại Snaplogic chia sẻ trong một bài nghiên cứu, nhiều doanh nghiệp thấy rõ ảnh hưởng của việc dữ liệu thiếu liên kết trong doanh nghiệp lên năng suất hoạt động của doanh nghiệp.

Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên là do việc nhập số liệu trên nhiều bảng tính excel hay ghi chép bằng giấy bút.

Điều này dẫn đến nhu cầu về giải pháp có thể lưu trữ thống kê dữ liệu nhanh và thông minh hơn.Và phần mềm quản lý công việc là một trong những giải pháp doanh nghiệp có thể lựa chọn.

Phần mềm quản lý công việc cho phép nhân viên có thể thực hiện các công việc đượcgiao ngay trên thiết bị di động của mình. Nhân viên có thể kiểm tra danh sách công việc ngay khi mở ứng dụng và thực hiện theo hướng dẫn của ban quản lý.

Phần mềm quản lý công việc FieldCheck

Tất cả số liệu nhân viên nhập trên điện thoại sẽ được hệ thống cập nhật ngay lập tức dựa trên thời gian thực, giúp doanh nghiệp hay chủ cửa hàng tránh được tình trạng thiếu hoặc mất dữ liệu trong báo cáo doanh số chẳng hạn.

Ngoài ra, bằng cách trao quyền cho nhân viên chủ động thực hiện với thiết bị của mình, nhân viên từ đó có thể tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc của mình. Theo đó, tiến độ công việc cũng được đảm bảo tốt hơn, giúp cải thiện năng suất làm việc.

Không chỉ nắm bắt được tất cả các công việc cá nhân, nhân viên còn có thể kiểm tra và theo dõi năng suất hoạt động của nhóm của mình thông qua phần mềm quản lý công việc.

Khi có bất kỳ thiếu sót gì xảy ra trong quy trình làm việc nhóm, nhân viên có thể phát hiện sớm và có những hành động cần thiết để duy trì kết quả hoạt động hiệu quả.

Tuy nhiên, chúng ta cần nhấn mạnh lại một điều là kết quả cuối cùng còn phụ thuộc vào việc ứng dụng phần mềm quản lý công việc đúng hay không. Chính vì thế, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm phù hợp với mô hình hoạt động của mình, bên cạnh đánh giá những tính năng được phát triển có tối ưu hay không.

Phần mềm FieldCheck là giải pháp cho doanh nghiệp

FieldCheck là phần mềm hỗ trợ quản lý tiến độ công việc hiệu quả với các tính năng đạt chuẩn quốc tế nhưng chi phí phù hợp với các doanh nghiệp nội địa. Vậy FieldCheck có những tính năng nổi bật nào để có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong quản lý công việc? Cùng tìm hiểu trong các mục dưới đây.

Hỗ trợ quản lý nhân viên để triển khai chiến lược Marketing

Nhà quản lý có thể sử dụng phần mềm quản lý công việc FieldCheck để theo dõi các các nhân viên thị trường khi thực hiện các chiến lược Marketing như Below the line hay tạo các chiến dịch tiếp thị tại các cửa hàng.

1. Quản lý công việc (Task Management)

Bạn có thể dễ dàng quản lý công việc với công cụ Admin của phần mềm FieldCheck. Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn có thể tạo mới nhiệm vụ ngay trên nền tảng với nhiều loại câu hỏi khác nhau và bàn giao cho nhân viên sau đó.

Thiết kế bảng kiểm tra với nhiều loại câu hỏi khác nhau

Các công việc đang tiến hành sẽ được hiển thị trên công cụ rõ ràng, giúp bạn có được cái nhìn bao quát về số lượng nhiệm vụ hiện có. Khi có bất kỳ nhiệm vụ nào chưa được thực hiện, bạn có thể gửi nhắc nhở đến nhân viên của mình tiến hành công việc đó.

Dựa vào danh sách công việc được giao trên thiết bị di động, nhân viên tiếp thị có thể nhanh chóng báo cáo tình hình doanh thu tại các điểm bán hàng hay báo cáo bất kỳ thông tin nào của đối thủ lên hệ thống dựa trên thời gian thực.

Hơn thế nữa, khi nhân viên thực hiện công việc trên thiết bị của mình, bạn cũng có thể theo dõi ngay kết quả báo cáo mọi lúc mọi nơi, nắm bắt tình hình thực hiện chiến lược Marketing với chiếc điện thoại di động.

FieldCheck giúp thực hiện và quản lý công việc hiệu quả

Với công cụ Admin của FieldCheck, nhà quản lý có thể có cái nhìn bao quát về tình hình thực hiện chiến dịch thông qua các phân tích kết quả của các công việc trong chiến dịch. Nhờ vào đó, họ có thể đưa ra các hành động phù hợp để nâng cao hiệu suất thực hiện chiến dịch.

2. Quản lý lộ trình (Route Management)

Một trong tính năng hữu ích giúp doanh nghiệp có thể quản lý chiến lược marketing hiệu quả là Quản lý lộ trình (Route Management). Tính năng này giúp bạn dễ dàng tạo kế hoạch cho nhân viên thực hiện công việc tại nhiều địa điểm khác nhau theo trình tự hợp lý.

FieldCheck hỗ trợ tạo lộ trình cho nhân viên thực hiện công việc dễ dàng

Dựa trên kế hoạch được tạo, bạn có thể theo dõi tiến độ thực hiện công việc cũng như quản lý nhân viên thị trường tốt hơn.Trong khi đó, nhân viên của bạn cũng có đủ thông tin cũng như kế hoạch rõ ràng để có thể thực hiện công việc tốt nhất.

Khi có được sự phối hợp đồng bộ giữa cấp quản lý và nhân viên, chưa kể đến kết quả kinh doanh thì chúng ta đã có được quy trình làm việc trơn tru và hiệu quả.

FieldCheck còn là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp bạn có thể gửi thông tin về sản phẩm hay chiến dịch mới đến nhân viên tiếp thị một cách nhanh chóng với tính năng Push Notification. Tính năng sẽ giúp bạn tạo thông báo với nội dung kèm theo video, hình ảnh và cả tài liệu đính kèm để gửi đến nhân viên.

Để biết thêm tin chi tiết về tính năng trên, bạn có thể xem demo tại đây.

3. Quản lý chấm công (Attendance Management)

Khi quản lý dự án marketing, ngoài việc tổ chức và thực hiện theo đúng kế hoạch, bạn sẽ cần theo dõi chấm công cho nhân viên tiếp thị.

Trước đây, công việc này tốn khá nhiều thời gian vì nhân viên tại các điểm bán hàng thường sẽ chấm công thông qua ứng dụng tin nhắn hay trên giấy. Điều này gây khó khăn trong việc quản lý cũng như thống kê số ngày cũng như giờ làm việc của nhân viên.

FieldCheck sẽ giúp bạn giảm bớt khó khăn trong quản lý chấm công bằng cách để nhân viên tiếp thị thực hiện check-in / check-out trên điện thoại. Hệ thống sau đó sẽ ghi nhận hoạt động của nhân viên theo thời gian thực.

Bên cạnh đó, hệ thống còn đưa ra các thống kê số giờ làm việc của từng nhân viên một cách chi tiết. Vì thế bạn có thể biết được nhân viên nào có năng suất làm việc tốt hơn để đưa các chính sách khen thưởng phù hợp.

Thống kê chấm công trên FieldCheck

Kiểm soát chất lượng ở từng cửa hàng

Ngoài các ưu điểm trong việc quản lý công việc hiệu quả, FieldCheck còn là phần mềm kiểm soát chất lượng của hàng cho doanh nghiệp. Ứng dụng quản lý tích hợp các tính như Quản Lý Trưng Bày, Quản Lý Cửa Hàng, v.v.

Theo đó, bạn có thể dùng nền tảng để tạo danh sách cửa hàng được quản lý với các thông tin chi tiết như:

• Địa chỉ
• Hình ảnh liên quan cửa hàng
• Các hoạt động của nhân viên tại cửa hàng đó
• Năng suất của từng cửa hàng so với các cửa hàng khác

Phần mềm cũng hỗ trợ giám sát viên trong trong việc khảo sát chất lượng cửa hàng bằng việc cung cấp các bảng kiểm tra kỹ thuật số thay cho bảng kiểm tra bằng giấy như trước đây. Theo đó, giám sát viên chỉ cần mở danh sách kiểm tra trên điện thoại, đối chiếu so sánh với tình trạng thực tế cửa hàng để chấm điểm cho các cửa hàng.

Tạo danh sách kỹ thuật số dễ dàng với FieldCheck

Nhờ tích hợp tính năng chấm điểm mà giám sát viên có thể biết được chất lượng cửa hàng như thế nào dựa trên số điểm được tổng kết sau khi thực hiện khảo sát tại cửa hàng.

Hệ thống FieldCheck thể hiện số điểm của cửa hàng sau khi đánh giá

Một ưu điểm khác của ứng dụng FieldCheck là giúp bạn giám sát việc triển khai trưng bày tại tất cả cửa hàng nhanh chóng. Như bạn biết, việc nhất quán trong trưng bày cửa hàng hay sản phẩm có thể giúp tăng doanh số bán hàng của các sản phẩm mục tiêu cũng như tăng nhận diện thương hiệu cho chuỗi cửa hàng.

Tuy nhiên, để đảm bảo sự đồng nhất này không phải là chuyện dễ dàng nhất là khi bạn sở hữu chuỗi cửa hàng với quy mô lớn. Số lượng cửa hàng càng nhiều đồng nghĩa rằng trách nhiệm và khối lượng công việc giám sát của bạn cũng tăng theo.

FieldCheck cho phép thiết lập các quy chuẩn trưng bày dưới dạng hình ảnh trên công cụ Admin, sau đó gửi đến tài khoản của giám sát viên để có thể kiểm tra các cửa hàng. Giám sát viên sẽ nhận được thông tin trưng bày ngay lập tức và có thể triển khai việc khảo sát chất lượng cửa hàng nhanh chóng và chính xác.

Giám sát viên kiểm tra trưng bày tại cửa hàng trên điện thoại

Phần mềm quản lý công việc FieldCheck cũng hỗ trợ thống kê phân tích các câu trả lời của giám sát viên trong danh sách kiểm tra, nhằm giúp giám sát viên nắm bắt được xu hướng thực hiện trưng bày tại các cửa hàng hiệu quả. Đây là một trong những ưu điểm vượt trội của ứng dụng quản lý của chúng tôi.

Không những cung cấp môi trường và công cụ giúp bạn thực hiện công việc một cách dễ dàng, chúng tôi còn mang đến những phân tích đa tầng tự động dựa trên thời gian thực được tổng hợp tự động.

Bạn không cần bất kỳ nhập bất kỳ hàm số hay code nào để có được cái nhìn bao quát với các hoạt động. FieldCheck sẽ thay thế bạn làm các bước phức tạp trong việc thu thập và tính toán, tối ưu hóa công việc khảo sát chất lượng của giám sát viên.

Với mục tiêu và phương châm giúp tối ưu hóa quản lý công việc hay quản lý dự án cho doanh nghiệp, phần mềm FieldCheck tích hợp các tính năng cần thiết để người dùng có thể quản lý công việc cá nhân hay nhóm dễ dàng nhất.

Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay? Bạn gặp khó khăn trong việc sắp xếp, theo dõi tiến độ công việc dự án? Hãy để chúng tôi - FieldCheck là người bạn đồng hành của bạn.

Chúng tôi tự hào đồng hành cùng khách hàng Electrolux, Circle K, Fonterra, Groupe SEB, JCB, Kao, Masan, Nissin, v.v trong hành trình chuyển đổi số, quản lý công việc, quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả.

Để nhận tư vấn cũng như demo miễn phí, vui lòng liên hệ với chúng tôi tại đây.