Quy Trình Quản Lý Tiến Độ Công Việc Hiệu Quả

Quản lý tiến độ công việc đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp nắm rõ được trình tự công việc, và kiểm tra liệu quá trình triển khai có đúng theo mục tiêu đề ra hay phù với điều kiện thực tế không.

Để các nhiệm vụ có thể được tiến hành suôn sẻ và thành công, cấp quản lý cần đề ra một chiến lược với quy trình chi tiết và rõ ràng. Vậy cần chuẩn bị những gì để thiết lập quy trình quản lý công việc? Hãy cùng FieldCheck khám phá trong bài viết hôm nay.

Quản lý công việc hiệu quả

Tại Sao Cần Theo Dõi Và Quản Lý Tiến Độ Công Việc?

Thông qua việc xác định được trình tự công việc và theo dõi được quá trình thực hiện công việc, cấp quản lý có thể đưa ra các hành động hỗ trợ, điều phối nhân sự, phân bổ chi phí, máy móc thiết bị kịp thời để đảm bảo việc hoàn thành đúng tiến độ công việc.

Sau đây là một số lợi ích có thể thấy dễ dàng khi theo dõi và quản lý tiến độ công việc:

• Hỗ trợ nhà quản lý quản lý và giám sát chất lượng công việc của nhân viên.
• Hỗ trợ nhân viên đạt được các mục tiêu đề ra nhanh chóng hiệu quả. Thông qua đó, khả năng công việc bị trì hoãn cũng giảm xuống.
• Giúp nhà quản lý kiểm soát và theo dõi tiến độ công việc của nhân viên.
• Giảm tải số lượng công việc của cấp quản lý, tối ưu hóa quy trình làm việc của nhân viên.
• Một khi tối ưu hóa được quá trình theo dõi tiến độ công việc, bạn không cần phải cập nhật quy trình thực hiện công việc của nhân viên mỗi ngày hay mỗi tuần.
  Việc này giúp tiết kiệm thời gian và cung cấp cái nhìn bao quát cho cấp quản lý về quá trình thực hiện công việc và hiệu suất của nhân viên. Theo đó, bạn có thể đề ra các phương hướng giúp cải thiện năng suất và chất lượng thực hiện công việc tối ưu nhất.
• Cải thiện giao tiếp và tinh thần khi làm việc nhóm giữa các phòng ban khác nhau, tránh tình trạng chồng chéo công việc giữa các bộ phận với nhau.
• Trong quá trình thực thi công việc, nếu có bất kỳ vấn đề gì thì cấp quản lý có thể nhanh chóng phát hiện và tìm cách khắc phục được nút thắt đó. Ngoài ra, nhà quản lý cũng tránh được tình trạng nhân viên đổ lỗi cho nhau hay quy trách nhiệm tập thể.

Theo các lợi ích đề cập trên, ta có thể thấy được tính cần thiết của việc theo dõi tiến độ công việc đối với cấp quản lý trong việc kiểm soát công việc và nhân viên. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để quản lý tiến độ công việc?

Hiểu rõ quy trình quản lý tiến độ công việc là quan trọng

Hiện nay, một số doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý công việc để hỗ trợ cấp quản lý có thể điều hành các hoạt động một cách suôn sẻ.

Với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực nghiên cứu thị trường, FieldCheck là một ứng dụng quản lý trên di động giúp hỗ trợ các hoạt động bán hàng và tiếp thị trên thị trường.

Tích hợp những tính năng ưu việt, FieldCheck có thể giúp nhân viên bán hàng, nhân viên tiếp thị và các nhà bán lẻ khảo sát và theo dõi những việc cần phải làm.

Nói cách FieldCheck có thể hỗ trợ quản lý tiến độ công việc của nhân viên hiệu quả hơn.

FieldCheck - phần mềm quản lý công việc

FieldCheck Hỗ Trợ Quy Trình Quản Lý Tiến Độ Công Việc Tối Ưu

Khi thực hiện một dự án hay công việc nào, việc thiết lập quy trình làm việc chi tiết rõ ràng sẽ giúp hoàn thành được mục tiêu đề ra dễ dàng và nhanh chóng hơn. Dưới đây là quy trình quản lý tiến độ công việc mà doanh nghiệp có thể dùng để nắm bắt công việc hiệu quả.

Vạch Ra Kế Hoạch Làm Việc Và Mục Tiêu Cần Quản Lý Tiến Độ

Bất kỳ dự án nào khi triển khai thì cũng cần bước tạo lập kế hoạch và đặt mục tiêu cho từng công việc đầu tiên. Đây được xem là kim chỉ nam giúp các bên liên quan có thể thực hiện công việc khoa học và hiệu quả.

Có thể nói để có thể quản lý tiến độ công việc, bước lập kế hoạch và xác định mục tiêu là thước đo cho cả tiến trình công việc.

Chuẩn Bị Và Đánh Giá Nguồn Lực Triển Khai Dự Án

Ta có thể dễ dàng thấy được rằng bất kỳ công việc nào đều cần có nguồn lực để có thể thực hiện. Nếu doanh nghiệp không có nguồn lực để thực hiện, mọi kế hoạch hay mục tiêu đề ra cho dự án đều chỉ được nằm trên giấy.

Vậy cần chuẩn bị những gì cho nguồn lực? Thực tế, nguồn lực là tổng hợp của các thành phần sau đây:

• Số lượng nhân viên chịu trách nhiệm cho công việc trong dự án
• Ngân sách được cấp để thực hiện công việc
• Các máy móc, trang thiết bị thiết yếu phục vụ cho công việc.

Sau khi liệt kê ra những yêu cầu về nguồn lực cho dự án, cấp quản lý phải đánh giá về tình trạng thực tế của doanh nghiệp có đủ khả năng thực hiện dự án? Nếu chưa, bạn sẽ phải cân nhắc lại về việc cân đối nhân sự, ngân sách hoặc bổ sung thêm để có thể bắt đầu chạy dự án.

Chuẩn bị và đánh giá chi tiết nguồn lực cho công việc

Phân Chia Ra Từng Giai Đoạn Cụ Thể Cho Công Việc

Nếu bạn có thể thực hiện hai yêu cầu trên chỉn chu, việc bắt tay vào phân công việc cho nhân viên là bước cần làm tiếp theo.

Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả công việc tối ưu thì việc phân chia công việc theo từng giai đoạn sẽ giúp bạn kiểm soát khối lượng công việc cũng như quá trình thực hiện của nhân viên tốt hơn.

Ở bước này, bạn cần có mô tả công việc một cách chi tiết và rõ ràng để có thể giúp:

• Nhân viên hiểu rõ trách nhiệm của mình trong công việc và thực hiện chuẩn xác.
• Tránh được chồng chéo công việc giữa các phòng ban khác nhau.
• Xác định trách nhiệm của từng người để theo dõi tiến độ hiệu quả.

Một số câu hỏi bạn có thể đặt ra để thực hiện bước này dễ dàng hơn:

• Khối lượng công việc cho từng giai đoạn phân bổ như thế nào?
• Cần thời gian bao lâu để hoàn thành công việc trong các giai đoạn?
• Nhân viên chịu trách nhiệm cho mỗi công việc là ai?
• Làm thế nào để có thể giao việc cho nhiều nhân viên khác nhau tối ưu?

Liên quan đến quy trình giao việc cho nhân viên, bạn có thể thực hiện bước này bằng cách gặp mặt trực tiếp / gián tiếp qua điện thoại, e-mail, v.v. Dù bất kỳ cách nào thì bạn cũng cần giao việc đúng cách; nói cách khác, bạn sẽ cần giao việc đúng người với thời gian hợp lý.

Tuy nhiên, theo lời của John Hunt, giáo sư trường Kinh tế London trong một bài viết trên Forbes, “Chỉ 30% nhà lãnh đạo nghĩ rằng họ có thể làm tốt nhiệm vụ giao việc cho nhân viên. Và chỉ 1/3 trong số đó được cấp dưới của họ công nhận là nhà lãnh đạo giao việc tốt. Điều này đồng nghĩa với chỉ 1/10 các nhà lãnh đạo thực sự biết cách giao việc cho nhân viên.”

Cấp quản lý thường gặp khó khăn trong giao việc

Dựa trên con số trên, ta có thể thấy được việc bàn giao sao cho hiệu quả là không dễ dàng. Nắm bắt được nhu cầu trên, FieldCheck ra đời với tính năng quản lý công việc. Theo đó, bạn có thể tạo nhiệm vụ và giao việc đến nhiều nhân viên khác nhau trên cùng một nền tảng.

Mọi dữ liệu về công việc dù có lớn đến đâu cũng sẽ được ghi nhận đầy đủ trên FieldCheck nhờ tích hợp công nghệ Dữ liệu lớn.

Xác Định Thời Gian Để Thực Hiện Mỗi Công Việc

Giải pháp của chúng tôi còn nổi bật với khả năng xác định thời gian làm việc của nhân viên. Theo đó, bất kỳ hoạt động nào của nhân viên đều được ghi nhận lên hệ thống nhanh chóng dựa trên thời gian thực.

Hoạt động của nhân viên được ghi nhận theo thời gian thực

Nhân viên có thể kiểm tra lại các công việc mình đã hoàn thành trên ứng dụng di động. Không những vậy, tính năng này còn giúp cấp quản lý có thể theo dõi quá trình làm việc của nhân viên ở bất kỳ đâu, vào bất kỳ thời gian nào chỉ với chiếc điện thoại.

Đánh Giá Kết Quả Làm Việc Trong Từng Giai Đoạn

Sau khi nhân viên hoàn thành công việc của mình, kết quả công việc cũng được FieldCheck thống kê và phân tích thành nhiều dạng khác nhau: dựa theo thời gian, dựa theo biểu đồ, v.v. Nhờ vào các phân tích này, bạn có được cái nhìn trực quan về hiệu quả thực hiện công việc hơn.

Ngoài ra, bạn còn có thể thực hiện so sánh kết quả công việc theo từng giai đoạn dễ dàng dựa vào các phân tích dạng biểu đồ. Trong trường hợp có bất kỳ chỉ số nào không khả quan như kỳ vọng, bạn có thể kịp thời phát hiện nút thắt và có những hành động giải quyết kịp thời.

Một tính năng ưu việt nữa của FieldCheck là xếp hạng thành tích làm việc của nhân viên. Bạn sẽ nắm được những nhân viên nào có năng suất cao để đề ra chính sách thưởng để khuyến khích tinh thần làm việc.

Ngược lại, trong trường hợp có những nhân viên biểu hiện chưa được tốt, bạn cũng có thể chủ động có những giải pháp để hỗ trợ họ làm việc hiệu quả hơn.

Xếp hạng thành tích nhân viên trên FieldCheck

Lưu Trữ Hồ Sơ Làm Việc Cụ Thể

Bên cạnh quá trình thực hiện công việc thì một trong những việc quan trọng khác là làm thế nào có thể lưu trữ hồ sơ hay kết quả thu được sau từng dự án.

Trước đây khi mà giấy viết vẫn được xem là công cụ ghi chép phổ biến, hỗ trợ nhân viên thực hiện công việc. Tuy nhiên, phương pháp này gây khó khăn trong việc lưu trữ cũng như tổng hợp thông tin sao cho đầy đủ và nhất quán.

Doanh nghiệp sẽ cần có nhân sự chịu trách nhiệm về việc quản lý những tài liệu giấy này. Trong trường hợp cần kiểm chứng lại bất kỳ chỉ số nào, nhân viên sẽ mất một khoảng thời gian để tìm lại tài liệu cần.

Có thể thấy việc thay thế phương pháp giấy bút thủ công bằng một công cụ đa nhiệm, mà có thể tổng hợp nhiều dữ liệu trên cùng nền tảng, là cần thiết.

FieldCheck là giải pháp dành cho bạn. Giải pháp của chúng tôi cung cấp công cụ Admin giúp bạn có thể lưu trữ tất cả các báo cáo (như báo cáo doanh số chẳng hạn) dễ dàng.

Bên cạnh đó, bạn có thể kiểm tra dữ liệu bất kỳ khi nào bạn muốn mà không gặp khó khăn gì, giúp tiết kiệm khối lượng lớn thời gian chỉ để tìm kiếm.

FieldCheck hỗ trợ báo cáo doanh số

Trên đây là các bước của quy trình giúp bạn quản lý tiến độ công việc một cách hiệu quả và tối ưu nhất. FieldCheck rất là vinh hạnh nếu được đồng hành cùng bạn số hóa và đơn giản hóa quy trình ấy. Chúng tôi cam kết mang đến những tính năng hữu ích và thân thiện cho người dùng.

Một số lợi thế mà phần mềm quản lý công việc FieldCheck mang đến cho quy trình quản lý tiến độ công việc của bạn:

• Theo dõi sát các công việc: nhân viên thực hiện, tiến độ, kết quả trên cùng hệ thống.
• Kiểm soát các dữ liệu vận hành, đồng bộ số liệu cũng như tối ưu việc khai thác dữ liệu.
• Đưa ra đo lường chuẩn xác, số liệu trực quan, các bảng biểu, và thống kê phân tích chi tiết
• Chủ động quản lý tiến độ thực hiện, quá trình triển khai cùng báo cáo trực quan, real-time (dựa trên thời gian thực).
• Hỗ trợ nhân viên có được cái nhìn tổng thể về công việc, từ đó chủ động sắp xếp và bắt kịp với tiến độ công việc hiệu quả.
• Doanh nghiệp có được các báo cáo số liệu cập nhật, nhanh chóng về tất các mặt của doanh nghiệp.
• Quy trình quản lý tiến độ công việc hiệu quả được xây dựng cụ thể theo từng bộ phận, vị trí nhân viên.
• Minh bạch hóa phân công công việc, làm rõ trách nhiệm của từng thành viên tham gia.
• Dễ dàng theo dõi tiến độ công việc để hạn chế hiện tượng bỏ sót nhiệm vụ hay chậm tiến độ so với kế hoạch ban đầu.