Quy Trình Số Hoá Tài Liệu - Giải Pháp Tối Ưu, Bảo Mật Dữ Liệu Tốt Nhất 2022

Trong thời đại công nghệ số, để tiết kiệm thời gian, chi phí và quản lý hiệu quả hơn, các doanh nghiệp đã ứng dụng quy trình số hoá trong kinh doanh. Trong đó, số hoá tài liệu lưu trữ là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình chuyển đổi số.

Số hoá tài liệu giúp doanh nghiệp:

• Giải phóng không gian lưu trữ tài liệu truyền thống.
• Giảm chi phí mặt bằng, nhân sự, vận hành, quản lý doanh nghiệp.
• Tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Tiện lợi, không giới hạn về thời gian và không gian.

Vậy số hoá tài liệu là như thế nào? Doanh nghiệp phải bắt đầu từ đâu để quá trình số hoá đạt hiệu quả tối đa? Một số thông tin FieldCheck tổng hợp dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình này.

FieldCheck - Ứng dụng số hoá tài liệu hàng đầu cho các doanh nghiệp

Số Hoá Tài Liệu Là Gì?

Quy trình số hoá tài liệu là phương thức tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý, truy xuất, bảo mật, chia sẻ dữ liệu đơn giản và hiệu quả. Phương pháp này giúp tài liệu được lưu trữ an toàn.

Đồng thời tiết kiệm tối đa chi phí bảo quản, phục chế, thuê mặt bằng, nhân viên quản lý, và thời gian tìm kiếm thông tin khi cần thiết.

Số hóa quy trình quản lý trong doanh nghiệp hạn chế việc sử dụng giấy

Số hoá chính là hình thức chuyển đổi từ tài liệu giấy, sổ sách, văn bản,... sang dữ liệu điện tử được lưu trữ, sử dụng trên máy tính, điện thoại hoặc môi trường nền tảng số. Số hoá tài liệu giúp bạn chỉnh sửa, tìm kiếm và quản lý thông tin dễ dàng chỉ với vài thao tác đơn giản.

Tại Sao Doanh Nghiệp Cần Số Hoá Tài Liệu Lưu Trữ Càng Sớm Càng Tốt?

Thực tế cho thấy, số hoá tài liệu là bước đi cần thiết giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Số hoá càng giúp doanh nghiệp hoàn thiện quá trình chuyển đổi số nhanh hơn với chi phí xử lý thấp hơn. Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành sớm hơn để tập trung cho các việc quan trọng khác.

Dưới đây là một số lợi ích đạt được khi doanh nghiệp quyết định thực hiện quy trình số hoá tài liệu ngay bây giờ.

#1. Chi Phí Xử Lý Thấp

Số hoá tài liệu sớm sẽ giúp giảm được chi phí xử lý dữ liệu. Dữ liệu được chuyển đổi sang các định dạng dễ dàng hơn giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản tiền đáng kể.

Khi cần xử lý lượng lớn dữ liệu phức tạp, doanh nghiệp chỉ cần bàn giao cho nhà cung cấp dịch vụ. Các phần mềm và thuật toán tìm kiếm thông minh của nhà cung cấp giúp xử lý dữ liệu dễ dàng.

Quá trình xử lý dữ liệu bằng công nghệ giúp tiết kiệm nhân lực, tài chính và thời gian cho doanh nghiệp. Việc của bạn là tìm một công cụ phụ hợp và tối ưu tìm kiếm tất cả các dữ liệu liên quan bằng một truy vấn.

Số hoá tài liệu trên điện thoại di động tối ưu chi phí vận hành và quản lý

#2. Giảm Chi Phí Vận Hành, Nhân Sự, Quản Lý Cho Doanh Nghiệp

Quy trình số hoá tài liệu giúp mọi thông tin được sắp xếp, tối ưu trên thiết bị điện tử. Việc sắp xếp khoa học các dữ liệu giúp quá trình tìm kiếm, quản lý, sử dụng dễ dàng và hiệu quả. Từ đó, bạn có thể tiết kiệm được chi phí vận hành, nhân sự cũng như quản lý doanh nghiệp.

Chẳng hạn như, thay vì phải ngồi sắp xếp 1 đống giấy tờ và phân loại chúng, thì bạn có thể sử dụng phần mềm quản trị thông minh để thay thế.

Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu suất công việc, tiết kiệm thời gian, giảm chi phí thuê nhân công, mặt bằng, mà còn đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.

#3. Tiết Kiệm Thời Gian Xử Lý Giấy Tờ Hàng Ngày

Tài liệu số hoá cho phép bạn tìm kiếm dễ dàng với một vài thao tác đơn giản. Điều này giúp nhân viên tiết kiệm thời gian tìm kiếm. Quản lý doanh nghiệp thể sắp xếp thêm những việc quan trọng khác để thay thế.

Số hóa tài liệu giúp tiết kiệm thời gian

Ngoài ra, khi tài liệu được số hoá, bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp trên file mềm. Mọi yêu cầu, văn bản được thông tin đến nhân viên ngay lập tức. Hiệu suất làm việc tăng, tạo bước đệm phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

#4. Giải Phóng Không Gian Lưu Trữ Tài Liệu Vật Lý

Quy trình lưu trữ tài liệu truyền thống đòi hỏi bạn sẽ phải mất một không gian lớn để đựng hồ sơ, giấy tờ, sổ sách. Điều này không chỉ gây tốn kém, nó còn khiến tài liệu có nguy cơ bị ẩm mốc, mối mọt, hư hại. Nghiêm trọng hơn là mất cắp.

Số hoá tài liệu giúp bảo mật dữ liệu tối đa. Nó khắc phục hoàn toàn nguy cơ tài liệu bị mất cắp hoặc hư hại do tác động vật lý. Đặc biệt số hoá tài liệu còn giúp bạn tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng lưu trữ.

Ngoài ra, một trong những lợi thế của việc số hóa tài liệu là chủ doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được tiền thuê nhân viên thủ kho. Đồng thời dễ dàng quản lý công việc nhân viên ngay trên thiết bị điện tử.

Dễ dàng quản lý công việc của nhân viên chỉ với vài thao tác đơn giản

#5. Nâng Cao Hiệu Suất Và Thời Gian Làm Việc Của Nhân Viên

Trước đây việc tìm kiếm tài liệu truyền thống mất nhiều thời gian, đồng thời dễ xảy ra sai sót. Khi số hoá tài liệu, thời gian tìm kiếm được rút ngắn chỉ còn vài giây.

Nhân viên của bạn có thể tìm kiếm nhiều thông tin cùng lúc bằng điện thoại hoặc máy tình. Điều này giúp nâng cao hiệu suất công việc. Nhân viên của bạn có thể sử dụng quỹ thời gian để học tập, nghiên cứu thị trường, nâng cao kỹ năng giúp doanh nghiệp phát triển.

#6. Lưu Trữ Tài Liệu Bằng Điện Toán Đám Mây

Quy trình số hoá tài liệu giúp dữ liệu được lưu trữ, trích xuất trên điện toán đám mây. Bạn có thể nhận và sử dụng dữ liệu ở bất cứ đâu thông qua điện thoại hoặc máy tính kết nối Internet.

Khi dữ liệu được lưu trữ trên ứng dụng đám mây, việc trao đổi thông tin sẽ được tối ưu hoá. Bạn có thể chia sẻ, yêu cầu chỉnh sửa, phân quyền truy cập, giao việc cho nhân viên thông qua vài thao tác trên thiết bị. Việc xử lý tài liệu dễ dàng, không tốn dung lượng của thiết bị điện tử.

Lưu trữ tài liệu bằng điện toán đám mây

Mục Tiêu Khi Ứng Dụng Số Hóa Tài Liệu Quy Trình

Khi ứng dụng quy trình số hoá tài liệu, doanh nghiệp thường có các mục tiêu dưới đây.

#1. Số Hóa Tài Liệu Lưu Trữ Giúp Quản Lý, Khai Thác Dữ Liệu Tập Trung

Sau khi số hoá thành công, mọi dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được đẩy lên hệ thống quản lý chung. Điều này giúp việc quản lý tài liệu đơn giản, thuận tiện và hạn chế số lượng tài liệu giấy cần lưu trữ.

Người dùng có thể sử dụng tài liệu số hoá mọi lúc, mọi nơi, không bị giới hạn về thời gian và không gian. Thậm chí bạn có thể thực hiện nhiều thao tác cùng lúc trên một thiết bị điện tử.

#2. Kéo Dài Tuổi Thọ Của Tài Liệu

Với tài liệu giấy, CD, chất lượng bản lưu trữ giảm dần theo thời gian. Thậm chí tài liệu còn có nguy cơ cao bị hỏng do ẩm mốc, mối mọt, cháy, thất lạc, hư hại,... do sơ ý trong quá trình sử dụng.

Số hóa tài liệu là giải pháp tối ưu giúp kéo dài tuổi thọ của dữ liệu. Nó tồn tại bền vững theo thời gian, ngay cả khi thiết bị điện tử lỗi, hỏng. Thậm chí, doanh nghiệp có thể khôi phục dữ liệu dễ dàng nếu chẳng may thực hiện sai thao tác.

Với quy trình số hoá tài liệu bạn có thể lưu trữ thông tin bao lâu tuỳ ý. Đồng thời, nó rất dễ dàng trong việc khôi phục và chỉnh lý dữ liệu.

Số hoá tài liệu giúp kéo dài tuổi thọ của dữ liệu

#3. Đồng Nhất Về Loại Hình Lưu Trữ Nhờ Số Hóa

Tài liệu số hoá sẽ được sắp xếp trong các file liên quan. Bạn có thể tích hợp nhiều loại tài liệu trên cùng một file như văn bản, hình ảnh, âm thanh, và video,...

Bạn còn có thể đặt tên theo nội dung để dễ tìm kiếm. Các tài liệu được lưu trữ trên một thiết bị tạo sự thuận lợi cho người dùng.

#4. Tiết Kiệm Thời Gian, Chi Phí

Số hoá tài liệu giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Quá trình tìm kiếm được thực hiện dễ dàng với một vài thao tác. Ngoài ra, nó còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm việc sử dụng giấy, giảm tối đa chi phí thuê nhân viên và mặt bằng quản lý.

FieldCheck Hỗ Trợ Số Hóa Tài Liệu Như Thế Nào?

Hiện nay, FieldCheck đang là ứng dụng số hoá tài liệu hàng đầu được các doanh nghiệp tin dùng.

Với phương châm giúp các doanh nghiệp giảm tải các công việc giấy, FieldCheck tích hợp tính năng giúp thu thập dữ liệu ngay trên thiết bị di động. Người dùng có thể sử dụng chính điện thoại của mình và nhập thông tin cần thu thập theo bảng câu hỏi được giao trên ứng dụng.

Việc thu thập ý kiến được thực hiện dễ dàng với FieldCheck

Nhờ đó, việc thu thập các thông tin như ý kiến đánh giá hay thông tin dữ liệu khách hàng đều được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Ngay khi người dùng điện thoại nhập những thông tin cần thiết lên điện thoại, hệ thống sẽ lập tức ghi nhận và lưu trữ một cách khoa học. Bạn có thể kiểm tra các thông tin thu thập được trên công cụ Admin của FieldCheck bất kỳ lúc nào và ở đâu.

Bên cạnh đó, nền tảng còn cho phép bạn tải các tệp tài liệu đã được tổng hợp trên hệ thống dưới dạng file Excel về máy tính của mình để lưu trữ. Bạn có thể kiểm tra lại các tài liệu dưới dạng số dễ dàng mà không cần lo lắng đến các rủi ro về mất hay hư hỏng tài liệu.

Với FieldCheck, việc quản lý tài liệu sẽ đơn giản hơn bao giờ hết. Chủ doanh nghiệp có kiểm soát mọi thông tin về đơn hàng, doanh số, nhân viên, ghi nhận số lượng hàng tồn kho, lợi nhuận, hoa hồng cho đại lý,...chỉ bằng vài thao tác trên điện thoại di động.

Mọi thông tin, dữ liệu về doanh nghiệp được bảo mật tuyệt đối. Đồng thời nó giúp bạn tối ưu quy trình quản lý rõ ràng, hiệu quả nhất mà không cần phát triển một đội ngũ IT mạnh trong hệ thống nội bộ.

Nếu bạn có nhu cầu số hoá tài liệu cho doanh nghiệp trên FieldCheck, vui lòng đặt lịch tại đây để được demo trải nghiệm miễn phí!