Mô Hình Quản Lý Chuỗi Cửa Hàng Bán Lẻ

Các nhà bán lẻ hiện nay vẫn đang gặp khó khăn trong việc quản lý chuỗi cửa hàng sao cho hiệu quả. Số lượng sản phẩm gia tăng cùng với nhu cầu từ nhiều địa điểm khác nhau khiến các doanh nghiệp bán lẻ đẩy mạnh nhu cầu mở rộng quy mô kinh doanh.

Chiến lược này nhằm giúp doanh nghiệp tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng, qua đó tăng tổng doanh thu. Tuy nhiên, để cân bằng giữa việc mở rộng chuỗi, đảm bảo nguồn thu và giảm rủi ro hoạt động là một bài toán khiến các cấp quản lý phải đau đầu.

Vậy làm thế nào để giải quyết các vấn đề còn tồn đọng? Đâu là mô hình quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ hiệu quả? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ở các nội dung dưới đây.

Thực Trạng Về Chuỗi Cửa Hàng Bán Lẻ Tại Việt Nam

Sự phát triển của thị trường bán lẻ tại Việt Nam đã và đang thu hút nhiều cái tên lớn tham gia. Tuy nhiên việc tham gia ồ ạt nhằm giành được lợi thế xuất hiện trước trên thị trường đã tạo ra không ít các trường hợp thất bại khi vận hành.

Nguyên nhân là do sự thiếu kế hoạch khi bắt tay vào mảng kinh doanh chuỗi cửa hàng bán lẻ.

Trong khi thực tế cho thấy loại hình kinh doanh này đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị khá kỹ càng để có thể đối mặt với sức cạnh tranh vô cùng lớn hiện nay cũng như có đủ khả năng để giải quyết các vấn đề phát sinh trong khi vận hành.

Một số vấn đề đang còn tồn đọng trong chuỗi cửa hàng bán lẻ tại Việt Nam hiện nay:

• Sự thiếu nhất quán trong hoạt động kinh doanh chuỗi cửa hàng
• Thiếu liên kết trong hoạt động ở cửa hàng
• Chất lượng phục vụ tại các cửa hàng khác nhau trong chuỗi không đồng đều
• Tốn thời gian trong việc quản lý chấm công và tính huê hồng cho nhân viên
• Cập nhật thông tin đến nhân viên trong cửa hàng còn chậm
• Không cân bằng được khả năng tài chính
• Không kiểm soát được chất lượng sản phẩm bán ra cũng như số lượng hàng hóa được phân bổ đồng đều đến từng cửa hàng

Cách Xây Dựng Mô Hình Quản Lý Chuỗi Cửa Hàng

Để có được mô hình quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả, bạn sẽ cần có một quy trình xây dựng hợp lý. Bạn có thể tham khảo các bước xây dựng bên dưới mà chúng tôi tổng hợp được.

Chuẩn hóa quy trình vận hành

Đây được xem là việc làm tiên quyết khi thực hành kinh doanh, quản lý chuỗi cửa hàng. Tại sao việc chuẩn hóa quy trình vận hành lại đóng vai trò quan trọng như vậy?

Nguyên nhân là vì tính nhất quán trong chuỗi cửa hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp cải thiện nhận diện thương hiệu một cách tối ưu nhất.

Khách hàng khi đến bất kỳ các cửa hàng nào trong chuỗi cửa hàng đều có thể cảm nhận được sự đồng nhất trong thiết kế cửa hàng, cách trưng bày cửa hàng và hàng hóa, cũng như thái độ phục vụ của nhân viên.

Chuỗi cửa hàng cần thống nhất cách trưng bày

Có thể doanh nghiệp sẽ tốn một khoảng thời gian nhất định để tạo lập những tiêu chuẩn trong quy trình vận hành chuỗi cửa hàng. Tuy nhiên, nó sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khối lượng lớn thời gian về lâu dài.

Không những vậy, hiệu quả hoạt động tăng lên đáng kể nếu doanh nghiệp có thể thành công xây dựng bộ máy hoạt động cũng như quy trình vận hành trơn tru và thống nhất.

Quản lý tài chính

Kinh doanh chuỗi cửa hàng cần đảm bảo cân bằng tài chính

Khả năng quản lý tài chính là không thể thiếu đối với bất kỳ mô hình kinh doanh nào dù là bán lẻ hay bán sỉ, nhỏ hay lớn. Các doanh nghiệp phải chủ động đặt các câu hỏi để có thể đảm bảo khả năng tài chính trên toàn bộ hệ thống. Một số câu hỏi thường gặp bao gồm:

• Nguồn vốn lấy từ đâu? Quy mô hiện tại sẽ cần ít nhất bao nhiêu?
• Phân bổ dòng tiền như thế nào là hợp lý?
• Cuối cùng, làm thế nào để quản lý tài chính trong chuỗi cửa hàng?
• Công cụ sử dụng để quản lý tài chính là gì?

Quản lý số lượng nguyên vật liệu

Khi quản lý chuỗi cửa hàng, một trong những việc quan trọng là đảm bảo nguồn nguyên vật liệu đầy đủ để có thể cung cấp đủ cho toàn bộ hệ thống. Chính vì vậy, việc kiểm kê hàng hóa là cần thiết để có thể kịp thời đặt hàng nếu xảy ra trường hợp thiếu sản phẩm.

Yếu tố quan trọng khác là phải đảm bảo được chất lượng của hàng hóa. Để thực hiện các công việc này một cách trọn vẹn đòi hỏi chủ cửa hàng bán lẻ phải dành khối lượng lớn thời gian và công sức để thực hiện.

Nhằm mục đích tối ưu hóa việc kiểm kê số lượng nguyên vật liệu, có công cụ để hỗ trợ là một trong những cách bạn có thể nghĩ đến. Các nhà phát triển phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng tích hợp các công cụ giúp người dùng có thể quản lý số lượng hàng hóa nhanh chóng ngay trên điện thoại.

Bạn chỉ cần sử dụng thiết bị của mình, sau đó nhập số lượng có trong kho lên hệ thống. Số liệu được nhập sẽ tự động được cập nhật lên nền tảng, bên cạnh việc cho ra các phân tích và thống kê hữu ích.

Việc quản lý hàng hóa trên cùng một nền tảng cũng là cách tối ưu giúp bạn bảo vệ nguồn vốn của mình tại nhiều cửa hàng khác nhau.

Kiểm kê hàng hóa dễ dàng với FieldCheck

Quản lý nhân viên

Một trong những khó khăn với việc tuyển dụng nhân viên cho mô hình chuỗi cửa hàng là tỷ lệ nhân viên nghỉ việc khá cao. Theo đó, khoảng 28% nhà quản lý cho rằng các ứng viên không gắn bó làm việc lâu dài.

Ngoài ra, khoảng 49% nhân viên dao động khi được bên khác mời hay đề nghị làm việc.

Bên cạnh đó, khoảng cách giữa cửa hàng khiến các quản lý cửa hàng không thể theo dõi sát quá trình làm việc của nhân viên trên hệ thống. Tình trạng này dễ dẫn đến việc thiếu trung thực ở nhân viên, gây thất thoát cho doanh nghiệp.

Quản lý khách hàng

Trong quá trình hoạt động chuỗi cửa hàng không thể tránh khỏi những sai sót. Tuy nhiên, không phải bất kỳ vấn đề nào phát sinh cũng được phát hiện và báo cáo nhanh chóng.

Vấn đề này có thể vô tình sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng, nói cách khác là ảnh hưởng độ trung thành của khách hàng đối với cửa hàng.

Bài toán đặt ra là làm thế nào doanh nghiệp có thể chủ động kiểm soát chất lượng tại cửa hàng? Và làm thế nào có thể nào duy trì mức độ hài lòng của khách hàng đối với cửa hàng?

Duy trì mức độ hài lòng của khách hàng là quan trọng

Một trong những cách làm phổ biến hiện nay và cũng đã chứng minh độ hiệu quả của giải pháp này đó chính là khảo sát ý kiến của khách hàng thường xuyên.

Tuy nhiên, trước đây việc khảo sát thường được thực hiện bằng các bảng câu hỏi bằng giấy.

Khách hàng sẽ sử dụng bút để đánh dấu hay ghi câu trả lời của mình vào bảng câu hỏi. Bộ phận văn phòng của doanh nghiệp sẽ nhập các câu trả lời của khách hàng lên tệp Excel, hoặc sẽ có bộ phận thống kê lại các câu trả lời, sau đó lập các biểu đồ thể hiện kết quả khảo sát.

Quy trình này thực tế cũng giúp doanh nghiệp thu thập được ý kiến khách hàng để cải thiện chất lượng dịch vụ. Tuy nhiên, như bạn có thể thấy, chủ chuỗi cửa hàng phải tốn rất nhiều công đoạn mới có thể có được kết quả cuối cùng, dẫn đến việc lãng phí rất nhiều thời gian.

May mắn thay, nhờ sự phát triển của công nghệ, hiện nay đã có nhiều công cụ hỗ trợ doanh nghiệp có thể thu thập thông tin cũng như ý kiến khách hàng một cách nhanh chóng và tiện lợi ngay trên thiết bị di động của mình.

Quản lý thông tin khách hàng trên FieldCheck

Giải pháp này không những giúp tiết kiệm khối lượng lớn giấy bút phải sử dụng để khảo sát, mà còn giúp rút ngắn được thời gian thực hiện khảo sát lấy ý kiến của khách hàng.

Doanh nghiệp có thể sử dụng thời gian được rút ngắn cho việc khảo sát để tập trung vào việc triển khai các chiến lược giúp tăng sự trung thành của khách hàng đối với cửa hàng.

Một số chương trình giúp cải thiện sự gắn kết của khách hàng với nhãn hàng bao gồm:

• Chương trình tích điểm đổi quà
• Chương trình giảm giá cho khách hàng thân thiết
• Chương trình tặng quà vào các dịp đặc biệt của khách hàng

Tuy nhiên, chúng tôi phải nhấn mạnh lại rằng yếu tố quan trọng nhất để khách hàng gắn bó với doanh nghiệp của bạn đó chính là chất lượng sản phẩm và dịch vụ bạn cung cấp cho họ. Đây vẫn là vấn đề cốt lõi mà bạn cần cho khách hàng của bạn cảm nhận được.

Quản lý công nghệ

Trong kỷ nguyên công nghệ ngày càng phát triển, nhiều doanh nghiệp sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý công việc để giúp họ xử lý tất cả các công việc một cách hiệu quả, đồng thời tiết kiệm thời gian.

Ứng dụng công nghệ vào vận hành chuỗi cửa hàng

Tuy nhiên, một trong những vấn đề mà các chủ chuỗi cửa hàng phải lưu tâm đó là làm thế nào để có thể sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng đúng cách.

Thấu hiểu được nhu cầu này, chúng tôi đã tổng hợp các tính năng cần thiết mà một phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng cần phải có để giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất hoạt động cho việc kinh doanh của bạn.

• Quản lý công việc
• Quản lý chấm công và nghỉ phép
• Quản lý doanh số / đơn bán hàng
• Quản lý tính huê hồng
• Kiểm kê kho hàng
• Tính năng thông báo

Với những tính năng cần thiết trên, doanh nghiệp có thể triển khai kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc, thống kê và phân tích kết quả công việc dễ dàng hơn trên cùng một nền tảng.

FieldCheck là nền tảng công nghệ toàn diện giúp chủ chuỗi cửa hàng có thể sử dụng để quản lý công việc của mình tiện lợi.

Với mục tiêu số hóa toàn bộ quy trình quản lý, giải pháp của chúng tôi sẽ chuyển đổi tất cả các công việc được thực hiện bằng phương thức truyền thống, như sử dụng giấy bút hay nhập thủ công lên Excel, sang dạng kỹ thuật số.

Theo đó, bạn có thể tiến hành công việc của mình ngay trên thiết bị di động của mình dễ dàng bất kỳ khi nào và ở đâu. Tích hợp công nghệ Dữ liệu lớn (Big Data) và di động tiên tiến khác, FieldCheck được phát triển đặc biệt để hỗ trợ nhân viên bán hàng, nhân viên tiếp thị tại cửa hàng.

Trong kỷ nguyên công nghệ ngày càng phát triển, nhiều doanh nghiệp sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý công việc để giúp họ xử lý tất cả các công việc một cách hiệu quả, đồng thời tiết kiệm thời gian.

Tạo danh sách kỹ thuật số dễ dàng với FieldCheck

Để tìm hiểu thêm về các tính năng hữu ích của giải pháp từ chúng tôi, bạn có thể xem demo tại đây.

Mô Hình Quản Lý Chuỗi Cửa Hàng Bán Lẻ

Dựa trên các yếu tố cần thiết trong xây dựng chuỗi cửa hàng bán lẻ ở trên, các thương hiệu cần cân nhắc đúng đắn nhu cầu của mình khi thiết lập mô hình ngay từ những bước đầu tiên.

Sau đây chúng tôi xin giới thiệu mô hình mẫu để quản lý chuỗi bán lẻ hiện đang phổ biến hiện nay.

Mô hình phổ biến trong quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ

Như bạn có thể thấy trong hình, mô hình quản lý phía trên có một cửa hàng chính ở giữa đóng vai trò chính trong việc điều hành các cửa hàng khác.

Nơi đây tập hợp các bộ phận quản lý như giám đốc, trưởng phòng hay các bộ phận hành chính khác hỗ trợ giải quyết các công việc từ các cửa hàng khác.

Nếu như chuỗi cửa hàng được quản lý trên nền tảng công nghệ, thì máy chủ của phần mềm sẽ được đặt tại đây. Tất cả các dữ liệu doanh số, thông tin đơn hàng, chấm công nhân viên, thông tin khách hàng sẽ được tổng hợp và xử lý tại đây.

Quản lý chuỗi cửa hàng dựa trên công nghệ

Với quy trình lên kế hoạch, tổ chức, sắp xếp cũng như theo dõi, giám sát hợp lý, việc điều hành chuỗi cửa hàng cũng trở nên thuận tiện hơn. Ngoài ra, công tác quản lý số liệu, đưa ra các phân tích thống kê dữ liệu cũng được đơn giản hóa.

Doanh nghiệp, từ đó, sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành cho toàn bộ chuỗi cửa hàng. Chúc bạn sẽ thành công xây dựng mô hình quản lý cho chuỗi cửa hàng của mình!

Nếu bạn quan tâm đến ứng dụng quản lý chuỗi cửa hàng của chúng tôi, vui lòng liên hệ tại đây.